Dès la création de votre société, vous devez choisir une date pour la clôture de votre exercice social, ce moment redouté où il faut remplir son bilan, son compte de résultat, etc.
Cet exercice social correspond en réalité à votre exercice comptable, c’est-à-dire la période lors de laquelle votre société est réputée avoir accompli un cycle complet, d’un an, d’activité économique. Il reflète la santé économique de votre société. Mais avec le temps, cette date peut ne plus correspondre à la réalité de votre activité.
C’est pourquoi il est possible de la changer pour plusieurs raisons au cours de la vie de votre société.
Si vous vous interrogez sur les contours de cette opération, voici un mode d’emploi facile et complet sur la procédure à suivre.
Pourquoi changer la date de clôture de l’exercice d’une société ?
Les règles applicables à votre société ne sont pas isolées : elles s’adaptent à l’évolution de votre activité. S’adapter au rythme de sa société, c’est aussi agencer son cycle comptable.
Pour rappel, un exercice social a une durée de 12 mois. Par exception, il peut être plus court ou plus long que 12 mois notamment lors du premier et dernier exercice social. Dans tous les cas, il ne peut excéder 24 mois.
Il faut être sûr de se trouver face à une situation susceptible de déclencher un changement de la date de clôture de l’exercice [1] de votre société. Plusieurs événements de la vie de votre société peuvent vous amener à changer la date de clôture de l’exercice.
Par exemple, vous pouvez changer cette date pour :
Éviter une perte en augmentant la durée de l’exercice ;
Optimiser l’exercice de votre activité ;
Aligner la date à celle des autres sociétés du groupe ;
Ajuster le cycle en fonction de nouvelles lois ; et
Prévenir une période calme.
Quand changer la date de clôture de l’exercice d’une société ?
Maintenant que vous êtes rassurés sur la possibilité de changer cette date, se pose la question des limites chronologiques qui s’imposent à vous.
Vous ne pouvez pas changer la date de clôture de l’exercice de votre société quand bon vous semble.
Il faut que la décision soit prise avant deux dates précises, à savoir :
la date d’expiration de l’exercice en cours ; et
la date de l’expiration de la nouvelle date de l’exercice.
Qui prend la décision de changer la date de clôture d’une société ?
Pour déterminer qui est compétent pour prendre cette décision, il faut se demander quelles sont ses effets sur la société.
Le changement de la date de clôture de l’exercice a une incidence sur les statuts de la société : il faut les modifier.
Or, on sait que toute modification des statuts doit être prise par les associés réunis en Assemblée générale extraordinaire pour les sociétés pluripersonnelles (SARL, SAS), et par l’associé unique pour les sociétés unipersonnelles (EURL, SASU).
Quelle est la procédure à suivre pour changer la date de clôture de l’exercice d’une société ?
Pour changer la date de clôture de l’exercice de votre société, il faut respecter la procédure classique de changement de statuts. Vous devez, en plus, remplir un formulaire spécifique : le formulaire de modification M2.
Par “vous”, on entend le représentant légal de la société ou toute personne mandatée pour le faire.
S’il s’agit de votre première modification de la date de clôture lors du premier exercice comptable, la procédure est sensiblement la même. Tenez-vous prêt à lancer la machine de modification statutaire. Par exemple, si votre société est une société par actions simplifiée (SAS), il faudra procéder à une modification des statuts de SAS [2].
Convoquez l’Assemblée générale pour prendre la décision.
Si votre société comporte plusieurs associés, par exemple au sein d’une SAS ou d’une SARL, vous devez les consulter pour modifier les statuts de votre société.
Il faut réunir les associés de votre société lors d’une Assemblée générale extraordinaire, et leur poser la question “approuvez-vous le changement de date de clôture de l’exercice social” ?
Consultez vos statuts pour prendre connaissance des modalités de convocations, des règles de majorité et de quorum.
Si vous êtes associé unique de votre société, il n’y a personne à consulter. Vous devez uniquement établir, sur décision-unique, un procès-verbal de la décision.
Modifiez vos statuts en y insérant la nouvelle date.
Une fois que la décision de modifier les statuts en modifiant la date de clôture, il faut insérer la nouvelle date de clôture en remplacement de l’ancienne, après avoir dressé un procès-verbal de cette décision.
Pour cela, il faut mettre à jour l’article des statuts qui correspond à l’exercice social.
Inutile a priori de publier la modification dans un journal d’annonces légales compétent.
Même s’il est utile d’informer les tiers qu’une modification de l’exercice social a eu lieu, la publication d’une annonce légale n’est pas obligatoire. Il est donc inutile de dépenser des frais.
Attention toutefois, si vous avez mentionné la date de clôture dans votre annonce légale de création, vous devez procéder à une publication de la modification dans un journal d’annonces légales compétent.
Remplissez le formulaire de modification M2.
La spécificité d’un changement de date de l’exercice social est le formulaire M2. Vous pouvez le télécharger en ligne.
Faire un dépôt au greffe du Tribunal de commerce.
La dernière formalité à ne pas oublier et de déposer cette modification des statuts au greffe du Tribunal de commerce. Il s’agit du tribunal de commerce du lieu du siège social de votre société.
N’oubliez pas de vous munir des documents suivants :
1 exemplaire du procès-verbal de décision ;
1 exemplaire du formulaire Cerfa M2 rempli ; et
1 exemplaire des statuts mis à jour, daté, certifié conforme et signé.
En somme, voici un récapitulatif des étapes à suivre :
Convocation des associés réunis en Assemblée générale extraordinaire ;
Tenue de l’Assemblée générale extraordinaire pour décider du changement ;
Signature du formulaire de modification M2 ;
Procès-verbal de la décision d’Assemblée générale extraordinaire ;
Mise à jour des statuts avec la nouvelle date modifiée ; et
Dépôt auprès du greffe du Tribunal de commerce.
Kenza Bennani,
Juriste en droit des affaires.
Article initialement publié sur Le Village de la Justice.
