Le recouvrement de créances en droit commercial belge.

Une facture impayée ?

Toutes les entreprises commerciales sont confrontées, un jour ou l’autre, au problème du non paiement de leurs factures.

Le recouvrement des créances reste néanmoins une question négligée par la plupart des commerçants.
Lorsque le montant de la facture n’est pas très élevé, nombreux sont ceux qui n’insistent pas auprès de leurs clients, persuadés que l’énergie à dépenser et les frais à exposer pour tenter de récupérer la créance seront finalement plus importants que cette dernière.
Lorsque ce montant paraît, a priori, suffisamment élevé pour mériter une plus grande attention, la question de la marche à suivre pour en poursuivre le recouvrement est, pour la première fois, posée … Il est, malheureusement, déjà trop tard !
Les entreprises commerciales doivent impérativement mettre au point leur procédure de recouvrement de créances avant l’apparition du problème si elles veulent s’éviter de cruelles désillusions. C’est la première étape à suivre. C’est aussi la plus importante et, sans doute, la plus négligée …

La seconde étape est celle de la facturation.
Une facture mal rédigée est une facture que l’on ne pourra pas récupérer en justice. Les règles à suivre sont simples et de pur bon sens : il suffit de les respecter…
La récupération proprement dite de la créance impayée n’est, finalement, que la dernière étape du processus. Elle est la suite logique des deux précédentes.
Un chef d’entreprise sérieux est une personne qui anticipe les problèmes et prévoit, à l’avance, les solutions à apporter lorsqu’ils se présentent. Il faut donc déterminer à l’avance les règles à suivre pour affronter un mauvais payeur.

La règle de base est extrêmement simple : il faut limiter la casse en limitant son dommage au maximum !
Il est en effet clair - ne nous voilons pas la face ! - que le recouvrement de créance va forcément engendrer des pertes de temps, des frais administratifs et, le cas échéant, des frais de justice et des frais de défense.
Il faut s’y préparer et tenter d’obtenir, à charge du débiteur négligent, le remboursement partiel de ces charges. Pour ce faire, il est tout d’abord indispensable de rédiger des conditions générales de vente.

Les conditions générales de vente :

1. La rédaction des conditions générales de vente.

Les conditions générales de vente (CGV) doivent préciser les sanctions applicables lorsque le client ne règle pas la facture à l’échéance.

1.1. Le délai de contestation

Il faut tout d’abord indiquer quel est le délai que le client doit impérativement respecter s’il souhaite contester la facture.
Ce délai peut être fixé librement mais il faut rester raisonnable. Un délai manifestement trop court sera considéré comme abusif par le juge qui constatera, en ce cas, la nullité de la clause …
En pratique, un délai de 8 à 15 jours à dater de l’envoi de la facture parait acceptable (le second délai est, sans doute, le plus raisonnable).
Il faut ensuite rester cohérent : si les conditions générales de vente ne prévoient pas de sanction en cas de dépassement du délai, la clause perd toute utilité…
Il est donc important de préciser que les contestations ne seront plus acceptables après l’expiration de ce délai, la facture étant alors présumée acceptée par son destinataire sans renversement possible de cette présomption.
Le juge ne vous suivra peut-être pas sur cette voie si le débiteur peut expliquer pourquoi il n’a pas respecté le délai fixé dans vos conditions générales de vente mais cela renforcera tout de même solidement vos chances de succès, précisément parce que le client devra fournir cette explication…

1.2. Les intérêts de retard

Les entreprises commerciales ne sont évidemment pas tenues d’accorder un crédit gratuit à leurs clients négligents.
Il est parfaitement normal de réclamer un intérêt de retard lorsqu’une facture n’est pas payée à l’échéance.
En principe, les intérêts moratoires ne peuvent être calculés qu’à partir de la première mise en demeure adressée au débiteur.
Il est toutefois possible de déroger à ce principe… mais il faut le préciser !
Il convient donc de prévoir une clause prévoyant que les intérêts de retard seront dus de plein droit, sans mise en demeure préalable.
C’est parfaitement légal …
Le taux des intérêts de retard ne peut être excessif car, si tel est le cas, le juge a le pouvoir de le réduire. En règle générale, il le réduit au taux légal qui est actuellement de 7 %. En pratique, un taux de 10 % par an paraît acceptable.
Il y a effectivement peu de chances qu’un juge considère ce taux comme exagéré …

1.3. La clause pénale

Les pénalités à charge du débiteur sont admissibles si elles ne sont pas exagérées.
En principe, la clause pénale doit présenter un caractère indemnitaire : il s’agit d’obtenir le remboursement des frais que le créancier doit exposer pour tenter de récupérer le montant de la facture. Rien de plus. Le créancier ne peut pas profiter de la situation. Il ne peut pas tirer de la carence du client un avantage plus important que le paiement de la facture.
Dans ce dernier cas, si le taux est excessif, il sera réduit par le juge.
En pratique, un taux de 10 % du montant de la facture paraît admissible.
Ceci étant précisé, ce taux n’est assurément pas intéressant lorsque le montant de la facture n’est pas très élevé.
C’est la raison pour laquelle il est important de prévoir un montant minimum puisque, on le rappelle, il s’agit normalement de contraindre le débiteur à indemniser le créancier pour le préjudice qu’il lui a causé en raison de sa carence.
Un montant de 50 à 75,00 € paraît équitable (même si le montant principal de la facture n’est pas très éloigné de ce 
minimum).

1.4. La clause d’attribution de compétence

En principe, le défendeur doit être assigné devant le juge de son domicile.
Si le client réside, par exemple, à Ostende, il faut lancer la procédure de récupération de créances devant un juge ostendais et les débats devront être tenus en flamand (il faudra faire traduire les pièces en langue française par un traducteur-juré). Idem si ce client réside à l’étranger… La règle n’est, heureusement, pas absolue.
Il est également possible de lancer la procédure devant le juge du lieu de naissance ou du lieu d’exécution de la prestation caractéristique du contrat. Ce qui revient à dire que si ce contrat a été conclu en dehors du siège de l’entreprise, au domicile du client ou dans une foire, cela ne changera pas grand-chose…
C’est la raison pour laquelle il est prérable de prévoir dans les conditions générales de vente une clause précisant clairement que, en cas de litige, seules les juridictions du siège social du créancier seront compétentes. Une P.M.E. namuroise pourra ainsi assigner son débiteur à Namur, même si celui-ci est domicilié en dehors de cet arrondissement.

1.5. La clause de réserve de propriété

Lorsque cela s’avère possible (exemple : vente d’un produit), il est très utile de prévoir une clause de réserve de propriété en faveur du vendeur.
En pratique, il faut simplement préciser que le bien vendu restera la propriété du vendeur jusqu’au paiement intégral du prix. Cela permettra à ce vendeur de reprendre possession de ce bien en cas de défaut de paiement de la part de l’acheteur ou en cas de paiement partiel.
Encore faudra-t-il cependant respecter une règle de publicité.
La clause de réserve de propriété n’est en effet pas opposable, en principe, aux tiers qui n’ont pas été parties au contrat liant le vendeur à l’acheteur indélicat. C’est extrêmement gênant lorsqu’il y a concours entre créanciers.
Si le client est surendetté, s’il est en faillite, s’il fait l’objet de nombreuses poursuites de la part de ses multiples créanciers, le vendeur ne pourra pas récupérer le bien vendu puisque, on l’a vu plus haut, la clause de réserve de propriété n’est pas opposable aux autres créanciers.
Concrètement, cela signifie que le produit sera vendu et que le prix sera partagé entre les créanciers. S’il y a, parmi ceux-ci, des créanciers qui peuvent invoquer l’un ou l’autre privilège (ce qui est souvent le cas lorsqu’il y a concours), le vendeur risque de ne rien récupérer du tout : sa clause de réserve de propriété n’aura donc pas été utile …
Pour éviter cet écueil, il suffit de déposer au greffe du Tribunal de commerce du siège social de l’entreprise une copie conforme de la facture dans les 15 jours de l’établissement de cette dernière. Ce n’est pas plus compliqué que cela…
En pratique, il faudra donc agir en ce sens pour pouvoir revendiquer le bénéfice de la clause de réserve de propriété et reprendre ainsi possession du bien litigieux. C’est ce qu’il faut faire lorsque celui-ci a de la valeur et que l’on se méfie de l’acheteur…

1.6. La réciprocité

La loi sur les pratiques du commerce interdit de prévoir une indemnité forfaitaire à charge du consommateur en cas de manquement de ce dernier (clause pénale) si aucune indemnité semblable n’est prévue à charge du commerçant qui ne respecterait pas ses propres obligations.
La réciprocité est obligatoire car, à défaut, la clause sera considérée comme nulle.
Il faut donc prévoir une clause du style : « La même indemnité sera due par le vendeur à l’acheteur en cas de manquement à ses obligations contractuelles ».
C’est le revers de la médaille : si l’entreprise ne respecte pas ses délais de livraison, si elle fournit un service de piètre qualité ou si elle livre un produit non-conforme, le client pourra lui réclamer la même clause pénale… Ceci dit, n’est-ce pas normal ?

2) L’opposabilité des conditions générales de vente

Il ne sert à rien de disposer de conditions générales de vente frôlant la perfection si celles-ci ne sont pas applicables…
Pour pouvoir invoquer le bénéfice de ses conditions, l’entreprise ne doit pas les garder jalousement pour elle ! Cette réflexion peut paraître, a priori, ridicule … mais c’est malheureusement ce qui se passe la plupart du temps !
En règle générale, une grande majorité de P.M.E. se borne à faire apparaître leurs conditions générales de vente au verso de leurs factures. C’est donc au moment où il reçoit sa facture que le client peut prendre connaissance, pour la première fois, du contenu de ces conditions. C’est beaucoup trop tard !

Les conditions générales de vente ne sont effectivement applicables que si elles sont rentrées dans « le champ contractuel », ce qui revient à dire, en langage simple, qu’elles ne pourront être invoquées que si le client a pu en prendre préalablement connaissance et qu’il les a acceptées.
La charge de la preuve pèse sur le créancier …
La solution est assez simple mais cela demande, parfois, une petite adaptation au sein de l’entreprise (rappel : il s’agit d’établir une procédure de recouvrement de créances dans la phase préparatoire qui fait justement l’objet du présent exposé). En pratique, il suffit de faire signer au client un document reprenant le texte des conditions générales de vente. Nombreux sont les chefs d’entreprise qui pensent, à tort, que ce n’est commercialement pas possible. C’est faux !
Lorsqu’un client manifeste le souhait d’acheter un produit qui ne sera pas payé au comptant (en cas de paiement immédiat, il n’y a, par définition, pas de problème de recouvrement de créances), il suffit de lui faire signer un bon de commande qui devra naturellement reproduire au verso les conditions générales de vente de l’entreprise.
Le bon de commande peut être remplacé, le cas échéant, par un devis.
Lorsque le client souhaite obtenir un service pour lequel un bon de commande n’est pas concevable, il faut lui faire signer, en ce cas, une fiche de travail ou un devis relatant, pour éviter tout malentendu, la nature du service à exécuter par l’entreprise et, si possible, le prix. Il va de soi que cette fiche ou ce devis devra évidemment reprendre, comme le bon de commande, les fameuses conditions générales de vente de l’entreprise …

Dans les deux cas, il est important de préciser à un endroit situé avant celui qui est prévu pour la signature du client, un texte du style : « le client reconnaît par le seul fait de sa signature, avoir pris connaissance des conditions générales de vente reproduites au verso et les avoir acceptées ».
L’entreprise qui aura pris ces précautions pourra invoquer avec succès le bénéfice de ses conditions générales de vente. Si, pour une raison quelconque - une mauvaise raison - aucun document n’a été présenté à la signature du client, il faudrait, à tout le moins, lui envoyer dès que possible (le jour même ou le lendemain) un courrier confirmant de manière précise sa commande (de produit ou de service) et rappelant que les conditions générales de vente de l’entreprise seront appliquées. Il va de soi que celles-ci devront être intégralement reproduites sur ce courrier de confirmation.

Pour le reste, bien que cela ne soit pas, en soi, déterminant, il peut être utile d’afficher les conditions de l’entreprise dans tous les locaux accessibles aux clients.
Si l’entreprise ne prend pas la peine d’agir en ce sens, elle ne pourra que s’en prendre à elle-même car ses conditions générales de vente ne seront pas appliquées.
Elle ne pourra donc pas obtenir le remboursement partiel de son préjudice…
Même si elle récupère l’intégralité de sa facture, celle-ci restera en ce cas amputée de ses frais administratifs et de ses frais de défense qui, parfois, peuvent s’avérer aussi élevés que le montant de cette facture !
Une dernière remarque : il est parfois possible de « rattraper la sauce » en produisant les factures antérieures à celle qui fait l’objet du litige car, en ce cas, il est possible de prouver que le client connaissait les conditions générales de vente de l’entreprise (c’est un client habituel) et il est possible de soutenir que, s’il est revenu, il a forcément marqué son accord sur leur application.
Bref, il savait à quoi s’en tenir en cas de manquement.
Tous les juges n’acceptent cependant pas ce procédé, certains exigeant que la preuve de l’acceptation soit rapportée de manière irréfutable.

3) Conclusion sur les conditions générales de vente

Il est indispensable de rédiger ses conditions générales de vente avec le plus grand soin.
Chacun son métier : si personne, au sein de l’entreprise, ne possède de connaissances juridiques suffisantes, il est préférable de confier cette tâche à un juriste ou un avocat. Cela ne suffit cependant pas : nous avons en effet vu plus haut qu’il est indispensable de faire signer au client, avant l’établissement de la facture qui, par hypothèse, ne sera pas payée, un document reprenant les conditions générales de vente de l’entreprise.
Ce n’est que si cette précaution est prise que ces dernières pourront être appliquées. Les juges sont très stricts à cet égard, particulièrement à Namur.
Bref, c’est exactement ce que l’on disait au début de l’exposé : la phase de préparation du recouvrement de créances est l’étape principale à suivre si l’on ne veut pas perdre trop de plumes. Si vous n’y prêtez pas attention - ce qui est souvent le cas - vous ne récupèrerez, au mieux, que le principal de la facture… et vous supporterez des frais qui pourraient s’avérer aussi importants que ce montant !

La facturation

La facturation est, évidemment, une étape obligatoire. C’est la plus simple (la plus amusante ?). Ce n’est pas une raison pour la négliger et faire n’importe quoi !
Nombreuses sont les P.M.E. qui, par ignorance ou négligence, ne savent pas établir correctement une facture.

Que faut-il mentionner sur ce document ?

• Le mot « facture »
• Le numéro d’ordre de la facture
• La date de la facture
• La dénomination exacte de l’entreprise et sa raison sociale
• Le siège de l’entreprise
• Le numéro B.C.E. de l’entreprise
• Le numéro d’identification à la T.V.A.
• L’identité complète du client
• L’adresse du client
• Le numéro d’identification à la T.V.A. du client
• La date de la livraison ou de la prestation
• L’identification du produit ou du service
• Le prix H.T.V.A.
• Le taux et le montant de la T.V.A.
• Le prix T.V.A.C.
• Le numéro de compte de l’entreprise et le nom de la banque.

Il est important de préciser clairement l’identité complète du client (prénom, nom). Cela permet d’éviter les confusions. S’il s’agit d’une société, il faut nécessairement mentionner sa raison sociale et son siège social.
Il est également important d’indiquer, le cas échéant, le numéro de T.V.A. du client car, si l’identification de celui-ci n’est pas correcte, il sera possible malgré tout de retrouver la trace du débiteur.

ATTENTION : les débiteurs de mauvaise foi ne sont pas rares. Certains d’entre eux ne craignent pas de donner un faux nom ou une fausse adresse … Il faut donc, dans la mesure du possible, vérifier si les informations données sont correctes. S’il n’est pas concevable de demander la production d’une carte d’identité, il faudrait à tout le moins réunir le plus de renseignements utiles possibles pour identifier correctement le débiteur.

Exemple : numéro d’immatriculation du véhicule, pour un garagiste.

Une erreur à ne pas commettre : certaines personnes demandent que la facture soit libellée au nom de telle ou telle société sous prétexte que celle-ci se serait engagée à leur égard à prendre en charge cette facture.
Il ne faut réserver aucune suite à ce genre de demandes, sauf si le client est connu de l’entreprise.
Il faut, bien au contraire, s’assurer au préalable que la société en question est bel et bien prête à régler la facture.
Si vous n’agissez pas de la sorte, vous permettez au débiteur de soutenir qu’il n’est pas votre client et que vous l’avez admis de manière implicite en adressant votre facture à une autre personne…
Idéalement, il faudrait envoyer votre facture par courrier ordinaire et par fax afin de vous ménager une preuve de sa réception par le destinataire.
C’est important car beaucoup de mauvais payeurs soutiennent, pour se soustraire à leurs obligations contractuelles, qu’ils n’ont jamais reçu la facture…
Le récépissé du fax permet d’éviter ce type de moyens de défense.
Le recommandé peut aussi être envisagé mais, outre le coût que cela engendre, ce n’est pas apprécié par les bons clients…

Une dernière remarque : la facture doit nécessairement être établie dans la langue du siège de l’entreprise.
Si elle est rédigée dans une autre langue, elle est nulle et cette nullité peut être constatée d’office par le juge.

La récupération du montant de la facture impayée

Que faire lorsque le débiteur ne paie pas la facture à l’échéance ?
Un oubli est toujours possible. Tout le monde n’est pas, heureusement, de mauvaise foi.

Un premier rappel s’impose 15 jours ou un mois après l’échéance.
Ce rappel doit naturellement être exempt de toute agressivité, ne fût-ce que pour ne pas perdre le client qui a simplement oublié de payer.
Il n’est sans doute pas opportun, à ce stade, de l’envoyer par recommandé mais un envoi par fax est souhaitable s’il est possible, toujours pour se ménager la preuve de la réception du rappel par le client.

S’il n’est réservé aucune suite à ce courrier, une seconde mise en demeure, un peu plus ferme, s’impose pour « secouer » le débiteur.
Il est inutile de se montrer menaçant ou désobligeant : cela n’est guère apprécié par les juges qui n’aiment pas les manœuvres d’intimidation.
Ceci dit, il faut néanmoins rappeler dans ce courrier que vos conditions générales de vente sont applicables et que le montant impayé doit dès lors être majoré des intérêts de retard ainsi que de la clause pénale.
Si cette seconde mise en demeure n’engendre aucune réaction du client, il est inutile de multiplier indéfiniment les lettres de rappels, sauf si vous pensez objectivement qu’il s’agit simplement d’un débiteur négligent qui finira bien par payer…

La troisième mise en demeure devrait donc, idéalement, être adressée par un avocat.
Beaucoup de clients réagissent en effet à ce moment car ils se rendent compte que vous n’avez pas l’intention de laisser tomber et qu’ils sont proches d’une procédure en justice.

Personnellement, nous pensons que le recours à une société de recouvrement de créances n’est pas une bonne solution car cet intermédiaire n’est d’aucune utilité si le client ne peut ou ne veut pas payer la facture.
Les sociétés de recouvrement ne peuvent en effet pas exiger de frais supplémentaires par le seul fait de leur intervention : 
c’est donc vous qui supporterez cette charge.

Ces frais seront, en outre, parfaitement inutiles car, si la situation reste bloquée, les sociétés de recouvrement n’ont AUCUN pouvoir de faire avancer les choses puisque les avocats ont le monopole de la plaidoirie… Elles ne pourront donc introduire une procédure en justice à votre place et encore moins vous représenter devant le juge pour postuler la condamnation du client à vous payer le solde de votre facture impayée.
Bref, si vous ne disposez pas des compétences juridiques nécessaires pour introduire et poursuivre vous-même une procédure en justice, il vaut mieux faire appel à un avocat, surtout si la créance est contestée et/ou si le client a lui-même consulté son avocat.
En pratique, votre avocat commencera par mettre à son tour votre débiteur en demeure de régler le principal, les intérêts et la clause pénale.

Si le débiteur ne réagit toujours pas, la procédure sera lancée contre lui par voie de citation. Celle-ci doit nécessairement être signifiée par un huissier de justice.
Vous devrez avancer les frais de signification mais ceux-ci seront mis à charge du débiteur si le juge vous donne raison : le client devra donc vous les rembourser et payer, en outre, une indemnité de procédure dont le montant est forfaitaire et fixé en fonction de l’importance de la dette.

Dès que le jugement est prononcé, si le débiteur ne règle pas spontanément les sommes qui restent dues, il faudra poursuivre l’exécution forcée de la décision.
Concrètement, l’huissier de justice lèvera l’expédition du jugement (copie conforme revêtu d’une formule spéciale l’autorisant à procéder, si nécessaire, à une saisie).
Il signifiera ensuite ce jugement au débiteur (il le porte officiellement à sa connaissance).
L’huissier de justice doit attendre l’expiration du délai de recours (un mois) avant de poursuivre la procédure, sauf si le juge a accordé le bénéfice de l’exécution provisoire au créancier (ce qui est indiqué, le cas échéant, à la fin du jugement).

Dans ce dernier cas, les saisies sont possibles même si le client introduit un recours dans le délai légal … mais cela se fait aux risques et périls de l’entreprise.
En pratique, il faut rester prudent : si le juge d’appel ou le juge de l’opposition réforme le premier jugement et qu’une saisie a été pratiquée, vous devrez payer des dommages et intérêts qui peuvent être, parfois, très importants !

Par contre, s’il y a une reconnaissance de dettes ou si, plus généralement, le recours a manifestement été introduit à des fins purement dilatoires, il ne faut pas hésiter à prendre ce risque purement théorique pour éviter que le débiteur de mauvaise foi en profite pour se rendre insolvable.
Pour que l’huissier de justice puisse pratiquer une saisie fructueuse, il peut être utile de lui communiquer tous les renseignements dont vous disposez à l’égard du client (l’identité et les coordonnées de son employeur, la marque et la plaque d’immatriculation de son véhicule, le fait qu’il est propriétaire ou non d’un immeuble …).
Dans le pire des cas, le débiteur est insolvable et vous ne récupérez rien du tout.
Vous n’aurez cependant pas tout perdu car cela vous permettra de récupérer la TVA et de faire passer votre facture impayée en créance irrécupérable (mais, pour pouvoir agir en ce sens, il faut disposer d’une attestation d’irrecouvrabilité).
Bref, même dans cette dernière hypothèse qui est assurément la moins joyeuse, il y a un intérêt fiscal à introduire et poursuivre une procédure de recouvrement de créances.

Une dernière remarque en cas de faillite de votre client.
Dans ce cas, le curateur doit, en principe, vous signaler sa désignation par le tribunal de commerce (pour autant qu’il retrouve votre créance impayée dans la comptabilité de l’entreprise en faillite ou qu’il soit tenu informé de l’existence de la procédure que vous avez pris la peine de lancer contre elle).
Si vous l’apprenez par une autre voie, il faut évidemment prendre contact avec lui sans tarder car, en principe, les déclarations de créances doivent être déposées au greffe du tribunal de commerce dans le mois du prononcé du jugement de faillite.
Concrètement, vous devrez donc indiquer clairement les montants dont le failli reste redevable à l’égard de votre entreprise en principal, intérêts et frais.

Si vous pouvez invoquer une clause de réserve de propriété, il faut naturellement le signaler à le moment.
Si vous pouvez invoquer un privilège (exemple : la conservation de la chose), il faut aussi le préciser dans la déclaration de créances.
Dans le cas où, malheureusement, vous ne pouvez pas invoquer de privilèges, vous serez considéré(e) comme un créancier chirographaire et les chances de récupération seront sans doute nulle… Il vous faudra alors insister auprès du curateur pour obtenir une attestation d’irrecouvrabilité que vous pourrez utiliser à des fins fiscales.

Si le délai pour le dépôt des créances est expiré, tout n’est pas perdu : il sera toujours possible d’introduire une procédure tendant à obtenir l’admission de votre créance. Cette procédure est généralement introduite, par souci d’économies, par la voie d’une comparution volontaire.

Dans cette hypothèse, seule la mise au rôle devra être acquittée … mais ce poste restera à votre charge.
Il est évidemment inutile de plonger sur cette possibilité si vous n’avez aucun privilège à faire valoir puisque vous exposeriez alors des frais supplémentaires sans nécessité.

Le service de recouvrement de créances du cabinet d’avocats Legalex Namur

Nous vous rappelons que notre cabinet d’avocats a mis au point un service original qui permet de limiter au maximum les frais de défense dans les dossiers de récupération de factures impayées : Recouvrement de Créances.
En cas de recouvrement intégral de votre créance en principal, frais et intérêts, notre intervention ne vous coûtera en effet rien du tout…

Thierry SMETS, avocat,
cabinet d’avocats LEGALEX Namur