Le "flex office" en France : Bonnes pratiques et cadre juridique.

Dans le cadre d’une telle organisation, les salariés ne bénéficient plus, en principe, d’un poste de travail attitré. A la place, ils peuvent décider de s’installer là où ils le souhaitent, dans l’espace qui conviendra le mieux à leurs besoins et à leurs tâches journalières.

Les aménagements en bureaux flexibles sont actuellement au cœur de la stratégie de nombreux services des ressources humaines [2], au regard des potentielles économies immobilières à réaliser [3] et des besoins de flexibilité exprimés par leurs salariés.

Reflétant cette dynamique, le service de l’urbanisme du quartier de La Défense à Paris a constaté une expansion des bureaux flexibles ainsi que la création de nouveaux espaces de réunion dans les entreprises qui y sont situées. Le siège du groupe Suez, par exemple, a récemment été entièrement transformé en espace de flex office.

Toutefois, une telle transformation ne peut se faire sans tenir compte de considérations collectives et individuelles, au-delà des aspects pratiques. Dans ce contexte, les développements suivants visent à mettre en lumière les bonnes pratiques et le cadre juridique du flex office.

1. Considérations pratiques du flex office à évoquer avec les représentants du personnel et la médecine du travail.

La mise en place du flex office implique la disparition d’espaces de travail attitrés et personnels.

Dès lors, ce changement nécessite de repenser l’organisation des locaux afin de permettre aux salariés de s’y rendre quand ils en ont besoin [4], notamment pour se réunir avec leurs collègues et leurs managers.

Aussi, l’employeur devra s’assurer que tous les locaux de l’entreprise sont aisément accessibles aux travailleurs en situation de handicap, tout particulièrement à ceux bénéficiant d’un poste de travail adapté [5]. Plus largement, d’autres salariés peuvent bénéficier de mesures individuelles d’aménagement, d’adaptation ou de transformation de leur poste de travail, préconisées par la médecine du travail pour des raisons liées à leur santé [6], dans ce cas, il conviendra de consulter ce service afin d’évaluer la compatibilité de cette organisation avec chaque situation individuelle.

L’employeur devra également fournir aux collaborateurs les moyens adéquats de préserver la vie privée des salariés sur leur lieu de travail, dès que nécessaire, et former les managers aux techniques de management dans un contexte de bureaux flexibles [7].

Par ailleurs, la définition du nombre adéquat de postes de travail par salarié constitue l’un des défis auquel les entreprises sont confrontées lors de l’implémentation d’un dispositif du flex office.

Afin d’estimer ce ratio, l’entreprise devra évaluer la proportion de son effectif qui télétravaille pour s’assurer d’être en mesure d’accueillir dans ses locaux tous les salariés ne souhaitant pas travailler à distance. A défaut, le risque pour l’entreprise serait d’imposer le télétravail (prenons pour exemple un salarié qui, faute de pouvoir réserver un poste de travail, se trouverait contraint malgré lui de télétravailler par manque de bureaux disponibles). En effet, si un espace de travail n’est pas effectivement mis à la disposition du salarié, ce dernier pourrait demander une indemnisation afin de compenser l’occupation de son domicile à des fins professionnelles [8].

Dans ce cadre, de nouveaux logiciels et applications sont proposés aux employeurs, permettant ainsi de surveiller le taux d’occupation de leurs locaux et de faciliter la recherche d’un bureau disponible pour le salarié. A titre d’illustration, le Groupe BPCE, JP Morgan, Goldman Sachs, Natixis et la Société Générale ont récemment installé des capteurs de présence sous les bureaux partagés, qui consistent en pratique à détecter la présence d’un salarié lorsqu’il s’assied à un bureau, afin de signaler que le poste de travail est occupé sur l’application utilisée par l’entreprise [9].

Les entreprises doivent donc évoquer et réfléchir à l’articulation à réaliser entre le télétravail et l’aménagement de bureaux flexibles, sachant que ces thèmes sont souvent abordés séparément dans l’entreprise [10].

Par conséquent, plusieurs facteurs devront faire l’objet de discussions et d’évaluations en interne, afin de mettre en œuvre une organisation sur mesure. L’implication des élus et syndicats, lorsqu’ils existent, sera essentielle pour réussir cette transition vers le flex office et ajuster de tels aménagements.

2. Considérations juridiques collectives.

2.1. Préparer le projet avec le Comité Social et Economique.

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le Comité social et économique doit être consulté sur tout aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail des salariés [11].

Ainsi, quelle que soit la modalité juridique utilisée pour mettre en œuvre le flex office (convention collective, charte ou décision unilatérale), l’entreprise sera tenue d’informer et de consulter son Comité social et économique sur le projet.
Afin de donner un avis éclairé sur le projet, les membres de la délégation du personnel pourront faire appel à un expert [12].

En outre, selon la loi climat promulguée en août 2021, le Comité social et économique devra également être informé et consulté sur les conséquences environnementales de cette nouvelle organisation [13].

Si le CSE de l’entreprise est doté d’une Commission santé, sécurité et conditions de travail [14], celle-ci pourra également être impliquée dans la mise en place du projet. La collaboration avec cette commission pourrait notamment être bénéfique à l’entreprise afin d’identifier les mesures préventives de santé et de sécurité les plus appropriées à associer à cette transition.

2.2. Préserver la santé et la sécurité des salariés.

Un autre défi important auquel les entreprises sont confrontées lorsqu’elles mettent en place le flex office réside dans le risque d’isolement des salariés et la dégradation de leur santé mentale.

Selon l’Institut National de Recherche et de Sécurité (dit « INRS »), le flex office peut être perçu par les collaborateurs comme une dépossession de leur espace de travail, constituant un facteur de risques psychosociaux. L’isolement touche particulièrement les nouvelles recrues pour lesquelles le flex office peut complexifier leur intégration [15].

Sur le plan juridique, lors de la mise en place de tout aménagement en bureaux flexibles, l’employeur sera tenu de mettre à jour le document unique d’évaluation des risques (dit DUER) afin d’y inclure les mesures de prévention des risques afférents, notamment psychosociaux [16].

A cet égard, les travaux préparatoires menés pour et/ou avec le Comité social et économique et la CSSCT, s’ils existent, pourront être utiles ; d’autant plus qu’à partir d’avril 2022, les entreprises seront tenues de consulter le CSE lors de la mise à jour de ce document unique [17].

D’un point de vue plus opérationnel, la création d’environnements dynamiques et conviviaux sera essentielle dans cette transition afin d’éviter l’isolement des salariés et de renforcer la communauté de travail.

Il serait également utile de prévoir un processus d’intégration renforcé pour les nouveaux embauchés.

2.3. Protéger les données de l’entreprise et de ses salariés.

L’employeur sera confronté à un autre défi lors de la mise en place du flex office : celui de la gestion des données sensibles de l’entreprise. En effet, en raison de l’absence de bureaux attitrés, le risque de consultation de dossiers confidentiels, par du personnel qui n’y est pas autorisé, sera plus élevé dans une telle configuration.

Le passage au flex office augmentera donc les risques de fuite de données, en violation du Règlement général sur la protection des données ("RGPD") qui impose aux entreprises de prendre les mesures nécessaires à assurer que toute personne ayant accès à des données à caractère personnel ne puisse pas les traiter, sauf autorisation accordée par le responsable du traitement ou le droit de l’Union ou le droit d’un État membre [18].

Afin de protéger les données sensibles de l’entreprise et éviter toute fuite, il est recommandé de recourir à la politique du « clean desk » [19], pouvant être mise en œuvre en parallèle de l’installation de casiers individuels dans lesquels les salariés seront en mesure de ranger leurs effets personnels [20].

Par ailleurs, des exceptions à la formule du flex office pourraient être prévues pour les salariés et les équipes qui reçoivent et utilisent régulièrement des données sensibles et confidentielles, étant entendu que ces exceptions devraient être justifiées par un intérêt légitime, afin d’éviter toute discrimination injustifiée entre les collaborateurs.

En pratique, un accord d’entreprise pourrait lister les fonctions, services, départements ayant vocation à conserver un poste de travail attitré, tels que le service des ressources humaines, les services généraux, les départements informatique et marketing, ou encore le département finance/comptabilité.

3. Considérations juridiques individuelles.

3.1. Solliciter l’accord de certains salariés.

L’attribution d’un bureau ou d’un poste de travail spécifique n’est pas, en théorie, un élément contractuel, ce qui signifie que l’employeur a la liberté d’effectuer des changements organisationnels sur le lieu de travail. La mise en place du flex office ne nécessite donc pas, en tant que telle, l’accord individuel des salariés, à l’exception des salariés protégés dont le consentement est nécessaire en cas changement de leurs conditions de travail [21].

Par exception, l’accord individuel des salariés sera requis si le passage au modèle du flex office est accompagné de l’introduction du télétravail [22] ou par un déménagement des locaux de l’entreprise en dehors de la zone géographique habituelle de travail du collaborateur [23].

3.2. Organiser le remboursement des frais professionnels.

Tout employeur est tenu de prendre en charge les frais professionnels occasionnés par le travail de ses salariés, y compris lorsqu’ils sont en situation de télétravail [24]. En pratique, le remboursement de telles dépenses est prévu par la charte ou l’accord collectif détaillant les modalités de mise en place du télétravail dans l’entreprise.

Dans ce cadre, la question de savoir si les télétravailleurs doivent bénéficier de titres-restaurants [25] fait actuellement l’objet d’un débat judiciaire : le Tribunal judiciaire de Nanterre, considérant que les télétravailleurs n’ont pas à supporter de coût supplémentaire de restauration lorsqu’ils sont à leur domicile, a récemment estimé qu’ils n’étaient pas dans une situation comparable à celle des salariés sur site et a jugé qu’ils ne pouvaient pas bénéficier de ces titres [26]. A l’inverse, le Tribunal judiciaire de Paris a considéré que les télétravailleurs se trouvent dans une situation équivalente à celle des travailleurs sur site, puisque le télétravail n’est pas nécessairement effectué à domicile, et qu’ils devaient donc bénéficier de titres-restaurant [27].

A la lumière du principe général d’égalité de traitement entre les salariés [28] et compte tenu de l’absence d’exclusion des télétravailleurs par les textes réglementaires régissant les titres-restaurant [29], la prudence est de mise, d’autant que l’administration du travail considère dans son document questions/réponses que les télétravailleurs doivent bénéficier de ces titres [30].

S’agissant des frais de transport, les employeurs doivent en principe prendre en charge au moins la moitié des frais de transport public de leurs salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail [31]. Or, la transition vers le flex office et la généralisation du télétravail peuvent naturellement inciter les salariés à déménager dans des zones plus éloignées de leur lieu de travail, augmentant de facto les coûts de remboursement de l’employeur. L’entreprise qui effectue cette transition devra tenir compte de ce surcoût. En effet, selon la Cour de cassation [32] et l’administration [33], il convient de ne réaliser aucune différence de traitement basée sur la situation géographique de la résidence et il reviendra au juge, en cas de litige, de déterminer le lieu de la résidence habituelle du salarié en fonction d’un certain nombre d’éléments (le lieu de scolarisation des enfants, l’absence de logement stable à proximité du lieu de travail, etc.). A titre d’illustration, la Cour de cassation a pu juger qu’un salarié habitant dans un département français situé à plus de 700 km de son lieu de travail pouvait prétendre à un remboursement partiel de ses abonnements de train SNCF au motif qu’il ne disposait pas d’une résidence habituelle stable plus proche de son lieu de travail [34].

Toutefois, ces principes ne s’appliquent pas aux éventuels frais d’hébergement engagés pendant les jours où le télétravailleur se rend dans les locaux de l’entreprise, dès lors que ces frais sont le résultat d’un choix du salarié, réalisé pour convenances personnelles [35]. Dans une telle situation, l’entreprise n’a pas à supporter les frais de logement de son salarié.

3.3. Informer les salariés quant à l’utilisation de leurs données personnelles.

En principe, l’utilisation de capteurs de présence pour organiser le flex office ne nécessitera pas la collecte de données personnelles des salariés. Aussi, la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) n’a pas formulé d’inquiétude particulière concernant ce type de système. Elle considère qu’il n’est pas nécessaire de faire une déclaration préalable du dispositif lui-même auprès de ses autorités [36].

En revanche, tout autre système ou dispositif qui consisterait à géolocaliser le salarié à tout moment serait interdit, ceux-ci n’étant autorisés que dans des circonstances limitées, prévues par la CNIL [37].

Article initialement publié sur Le Village de la Justice.

Géric Clomes et Alice Klein,
Avocats au Barreau de Paris.