Iron Mountain nous livre 3 conseils pour utiliser moins de documents papier et peut-être en profiter pour faire le tri !
Le bureau sans papier est pas un concept moderne. Dès 1975, Business Week publiait un article qui le prévoyait. Quarante ans après, près d’un tiers (31 %) des dirigeants d’entreprises selon une récente étude de l’AIIM (Association for Information and Image Management) admettent que leurs bureaux sont toujours « remplis » de documents papier.
Il y a un certain nombre de raisons pour lesquelles les entreprises ont du mal à éliminer le papier de le lieu de travail : 56 % des entreprises pensent qu’elles ont encore besoin de contrats, de bons de commandes signés en format papier et 40 % pensent qu’il est indispensable de référencer et d’archiver des copies papier de leurs documents importants.
La nouvelle étude menée par AIIM et soutenue par un certain nombre de leaders de l’industrie de la gestion de l’information, y compris Iron Mountain, révèle que les nombreuses entreprises (49 %) ne veulent pas renoncer au papier en raison de la préférence des employés, d’un manque d’initiatives de gestion, ou de la faible connaissance des options numériques (39 %).
Pour Edward Hladky, PDG d’Iron Mountain France, “Comme vous pouvez le voir dans l’étude de l’AIIM, et peut-être selon votre expérience personnelle, le papier n’a pas complètement disparu de nos environnements de travail. Des contraintes culturelles et techniques, ainsi que certaines exigences légales, montrent que le futur entièrement numérique semble bien loin, pour de nombreuses entreprises. La meilleure approche à adopter serait donc celle du « moins de papier »".
"Cette approche du « moins de papier » peut débuter par la numérisation des documents dont on a besoin très fréquemment. Afin d’économiser de l’espace, le stockage hors site est une option recommandée, si les documents originaux sur papier ne peuvent pas être détruits ou si vous ne voulez pas entièrement tout numériser. Vous pouvez aussi numériser vos archives qui sont hors site pour en disposer quand vous en avez besoin - ce qui permet d’économiser du temps et de l’espace - vos employés pourront alors travailler plus intelligemment et fournir un meilleur service à vos clients », poursuit Edward Hladky.
Iron Mountain recommande que les entreprises suivent ces trois étapes simples pour adopter une démarche « moins de papier » :
- Si l’entreprise n’a pas déjà pensé à la numérisation de ses documents papier, ça vaut la peine de réfléchir au flux d’information et définir ce qui pourrait être numérisé, comme les documents qui doivent toujours être disponibles ou très régulièrement. Une fois le document scanné, sa version papier pourra être détruite immédiatement ou plus tard, ou archivée selon des procédures de conservation sécurisées et pertinentes.
- Une journée de nettoyage annuel peut largement contribuer à attirer l’attention sur le contrôle des documents papier et à établir la façon de les faire disparaître des bureaux. Avec des directives appropriées, les employés peuvent aider à déterminer quels sont les documents qui doivent être détruits ou transférés vers un entrepôt de stockage hors site sécurisé.
- Proposer des cours et des outils d’apprentissage en ligne à vos employés, sur votre stratégie de gestion de l’information, pour qu’ils aient tous le même message et sachent comment faire.
