Contract Manager : un opérationnel avant tout !

2016 : le Contract management jette l’ancre dans l’entreprise.

Alors si 2015 a été l’année de la création du socle du Contract management et de son enracinement avec l’émergence de l’AFCM (Dec.2014), de réseaux professionnels tel que Intract (regroupant e2cm, Kalexius, KP-DP, cabinet d’avocat R.Mahieu), de collaborations, de partenariats qui ont participé activement à poser les bases de ce métier (ou de cette fonction), mais aussi à détailler les fiches de postes, à définir et confirmer les qualités essentielles majeures d’un Contract Manager, à le situer dans l’organisation par rapport au juriste, à l’acheteur, au chef de projet…

2016 va poursuivre le chemin emprunté vers la concrétisation et assoir le Contract Management comme domaine métier à haute valeur ajoutée.
Bref ! Vous l’aurez compris, aujourd’hui le Contract Manager sait qui il est.
Les difficultés sont derrière lui. La reconnaissance est en cours, il possède les clés pour savoir interagir avec les cocontractants, le risque de chevauchement de ses activités avec celles des fonctions voisines s’amenuise car il connaît son domaine d’intervention et le nombre de publications en 2015 en constante progression participe largement à baisser le déficit de faire savoir dont il souffrait.

Le Contract Manager a une véritable valeur ajoutée dans l’anticipation des risques, la sécurisation de la marge et des gains financiers, la saisie d’opportunités du fait de sa connaissance accrue de ses contrats et de sa vision à 360° de tous les aspects que renferment un contrat.

Il est une variable d’ajustement de la marge et est devenu un instrument de compétitivité, un véritable outil de performance.
Parce qu’un contrat renferme plusieurs dimensions, que le contrat n’est plus le monopole du juriste et qu’un contrat n’est pas seulement un contrat, le Contract Manager s’affaire à en faire le tour avec la plus grande acuité.

Un contrat c’est bien plus que çà. Et un contrat ce n’est pas simple, c’est complexe, un contrat peut être formidablement protecteur des intérêts des parties, comme il peut se révéler au contraire très négatif.
Un contrat vit, évolue afin de coller au plus près aux mutations d’un projet. L’instrumentum est vivant et le Contract Manager le fait vivre.
La signature d’un contrat marque un démarrage et non la fin d’une histoire. C’est un commencement. Et le Contract manager est au service du contrat et veille à sa bonne applicabilité et à ce qu’il soit respecté par chacune des parties signataires en suivant et en gérant le contrat. Il apporte une réelle plus-value dans la conclusion et la sécurisation des affaires.

Le Contract manager : un opérationnel qui le prouve.

Gérer un contrat, ça consiste en quoi exactement ? Est-ce que cela revient à s’attacher uniquement à gérer la facette contractuelle ? Non. Est-ce que le Contract manager s’intéresse à la partie juridique et légale ? Oui. Est-ce qu’il suit l’avancée des projets et les problèmes techniques qui vont jalonner le projet ? Oui. Est-ce qu’il suit les niveaux de qualité requis ? Oui. Est-ce qu’il va prendre en compte la partie financière ? Bien sûr !
C’est en cela que le Contract Manager gère ses contrats de manière opérationnelle.

Définition : « Opérationnel » : qui est prêt à entrer en activité, à fournir le résultat optimal voulu, à réaliser parfaitement une opération. [Dictionnaire Larousse]

Synonymes : actif, diligent, efficace, efficient, entreprenant, marchant, opérant. [synonymes.com]
Tout est dit !

C’est en ayant pour objectif de se construire une vision, sa vision, transversale, complète et unique de ses contrats, qu’il se doit de les connaître et de les maîtriser sous toutes leurs facettes englobant la partie opérationnelle. Il met le contrat en perspective.
La connaissance de ces différents axes et leur gestion à long terme le dote d’une valeur ajoutée non contestable, singulière mais aussi et surtout d’une mémoire du contrat qui fait de lui un acteur central du projet.

Sans aucun doute, le Contract manager est un opérationnel. Un productif.
Il produit de la matière, des analyses contractuelles et financières, des alertes, des rapports, des synthèses, des conseils, du support, des indicateurs de performance et de pilotage, il participe activement aux réunions projet, de gouvernance et stratégiques. Il comprend les problèmes techniques (même si ce n’est pas un expert opérationnel), il connaît la stratégie achat liée au contrat.
Bref, il connaît son contrat et ses contours.

Vous l’aurez compris, sa connaissance n’est pas superficielle. Le Contract manager analyse en profondeur, il descend dans les abîmes de ses contrats car chaque détail peut avoir de l’importance. C’est ce qui va lui permettre d’agir, de réagir et surtout d’anticiper afin de faire en sorte que les risques identifiés ne se réalisent pas. Il interviendra également en facilitateur en cas de conflits. C’est un créateur de liens entre les différents acteurs.
Il contribue alors aisément à protéger et à maintenir le niveau de performance du contrat.

Qui dit opérationnel dit performance !

Performance…le nœud de la guerre dans les entreprises. Le Contract Manager non plus n’échappe pas aux contraintes de la performance et de sa propre rentabilité.
En tant qu’opérationnel, lui aussi est soumis à des objectifs de performance qu’il accepte car profondément ancré dans le monde de l’entreprise et de ses enjeux et contraintes économiques.

Plusieurs indicateurs mesurent cette performance, mais les processus qu’il utilise et met en œuvre ainsi que les outils qui viennent servir sa gestion optimisée des contrats contribuent également à accroître sa performance. La valeur ajoutée du Contract Manager est désormais potentiellement mesurable.

En Contract Management, jusqu’à très récemment, lorsque l’on parle d’outils, on visait surtout notre ami Excel. N’ayons pas honte de le dire et de l’avouer, Excel est encore aujourd’hui majoritairement le logiciel utilisé. Mais le changement est en cours, chaque chose en son temps.
Jamais aucun outil n’aura fait des miracles, jamais un outil gèrera un contrat à la place du Contract Manager. Mais il lui facilitera grandement sa gestion quotidienne.

Les premiers outils et/ou modules de Contract Management émergent d’ailleurs sur le marché. Pourquoi ? Parce que le métier se structure et se professionnalise et que nous sommes prêts à bénéficier d’un support logiciel. L’objectif étant que l’outil vienne servir le Contract Manager avec la condition suspensive que le Contract Manager soit alors déjà maître de la connaissance et de l’utilisation des divers processus de Contract Management.
L’outil apparaît de facto comme un facilitateur de gestion « automatisée » des contrats mais en aucun cas il ne se substituera au Contract Manager. L’utilisation d’outils et de méthodes ne peut qu’améliorer sa performance.

La pluralité du Contract Manager au service de sa rentabilité.

Le Contract Manager est multiple même s’il ne fait qu’un. Il est multitâche, multi-domaines, multi-qualités, multidisciplinaires, multi-visions…c’est la formule de sa rentabilité.

Gestionnaire, facilitateur, médiateur, négociateur, communicant, catalyseur, analyste, expert, leader, fédérateur, créatif pragmatique…un Contract Manager c’est tout cela et bien plus encore, mais surtout il est un collaborateur opérationnel rentable et producteur de valeur ajoutée de moins en moins contestée.

Le Contract Manager profite d’une palette d’expertises acquises et multiples, mais il dispose aussi d’un véritable savoir-faire et il est en train de le faire savoir.

Par Estelle KLISZ
Contract manager senior au sein de la société KP-DP
Présidente de la commission Process & outils de l’AFCM