Bien préparer ses embauches (5/5) : Les formalités de l’embauche.

Laure Virlet, avocate, propose une série d’articles pour aider les entrepreneur à bien préparer leurs embauche et rappeler les règles à appliquer.
Entreprises ou candidats c’est le moment de retourner à vos recherches de l’emploi ou du candidat idéal. Vous trouverez ci-dessous un petit rappel de principales obligations et règles en la matière.

Une fois l’offre d’emploi ou la promesse de contrat acceptée par le salarié et le contrat dûment signé, il ne reste plus qu’à respecter les différentes formalités d’embauche.

I- Les Formalités d’embauche applicables à tous les salariés.

A- La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE).

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une formalité obligatoire pour tous les salariés et pour tous les employeurs, y compris les particuliers sauf pour les employeurs disposant de dispositifs simplifiés valant déclaration préalable à l’embauche.

Elle doit intervenir au plus tôt huit jours avant l’embauche et au plus tard au moment de l’entrée en fonction du salarié.

La Déclaration préalable à l’embauche peut être faite en ligne sur le site net-entreprise, que cette déclaration concerne les salariés du régime général [1] ou les salariés agricoles [2].

La déclaration par voie postale est également possible à l’URSSAF ou la caisse MSA territorialement compétente, dans ce cas, elle doit être effectuée par fax ou LRAR au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche. La transmission électronique est obligatoire dès lors que l’entreprise a effectué plus de 50 déclarations préalables à l’embauche l’année précédente.

La liste complète des mentions obligatoires est listée à l’article R1221-1 du Code du travail et permettent d’identifier l’employeur, le salarié, la date et le type de contrat.

La déclaration préalable à l’embauche vaut déclaration à certains organismes sociaux, immatriculation de l’employeur au régime général de sécurité sociale, au régime d’assurance chômage et demande d’adhésion à un service de santé au travail. Il vaut également immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie et demande de visite d’information et de prévention.

En revanche, la déclaration préalable à l’embauche ne vaut pas affiliation à la caisse de régime complémentaire ni aux régimes de prévoyance et de mutuelle d’entreprise, et l’employeur devra se charger de ces formalités de manière séparée.

Un même salarié embauché à plusieurs reprises par la même entreprise devra faire l’objet d’autant de déclarations préalables à l’embauche qu’il aura signé de contrats, sauf dans le cas de contrats se succédant sans interruption.

Une copie de la déclaration préalable à l’embauche ou de son accusé de réception doit être remise au salarié lors de son début de travail effectif. Cette obligation est supposée remplie lorsque le salarié dispose d’un contrat de travail écrit mentionnant l’organisme destinataire de la déclaration.

Le manquement aux règles en matière de déclaration préalable à l’embauche est susceptible d’entraîner des amendes allant jusqu’à trois cent fois le SMIC horaire [3], il est également susceptible d’être sanctionné au titre du travail dissimulé, entraînant des sanctions civiles et pénales beaucoup plus lourdes. Un salarié peut demander directement à l’inspection du travail si la déclaration préalable à l’embauche qui le concerne a bien été effectuée et dans quelles conditions (Article D. 8223-1 du Code du travail).

Il est précisé que les stagiaires n’étant pas des salariés, les stages ne donnent pas lieu à l’établissement d’une DPAE.

B- Inscription sur le Registre Unique du Personnel.

Le registre unique du personnel est obligatoire quelle que soit la taille de l’entreprise. Il doit en exister un dans chaque établissement où sont embauchés des salariés. En revanche, il ne concerne pas les particuliers employant des gardiens ou employés de maisons ni les associations utilisant le chèque emploi associatif.

Au moment de l’embauche, il convient d’y inscrire de manière indélébile les noms et prénoms des salariés y incluant les travailleurs à domicile ainsi que des informations sur le salarié et son contrat listées à l’article D. 1221-23 du Code du travail.

Il s’agit notamment de la nationalité, de la date de naissance, du sexe, de l’emploi, de la qualification, des dates d’entrée et de sorties, mais aussi des dates de demande d’autorisation de licenciement s’il y a lieu, du type et du numéro de titre de séjour pour les travailleurs étrangers, la mention du type de contrat s’il s’agit d’un contrat particulier, etc.

Les stagiaires et les volontaires du service civique doivent être inscrits sur le registre unique dans une partie spécifique. De même, les intérimaires, qui ne sont pourtant pas salariés de l’entreprise, doivent être inscrits sur le registre unique du personnel de l’entreprise d’utilisatrice. Leur qualité de salarié temporaire doit apparaître sur le registre ainsi que le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire.

Lorsque l’entreprise reçoit des salariés détachés par un prestataire étranger, l’entreprise d’accueil doit annexer au registre une copie des déclarations de détachements qui incombent à son prestataire.

Le registre unique du personnel est tenu à disposition du Comité Social et Economique et de l’inspection du travail.

Il doit être conservé pendant cinq ans à compter de la date du départ des salariés concernés.
Le manquement à l’obligation de tenir le registre unique du personnel est passible d’une contravention de 4ème classe autant de fois qu’il y a d’infractions concernées.

C- Visite médicale d’information et de prévention.

La visite médicale d’embauche a été supprimée depuis janvier 2017. Depuis, chaque salarié nouvellement embauché bénéficie en lieux et place d’une visite médicale d’information et de prévention qui n’est plus nécessairement assurée par le médecin du travail mais peut l’être par un interne ou infirmier qui pourra toujours orienter le salarié vers le médecin du travail s’il l’estime nécessaire.

Cette visite doit être organisée dans les trois mois maximum suivant la prise de poste. La Déclaration préalable à l’embauche vaut demande de visite d’information et de prévention mais il est recommandé aux entreprises de s’assurer que le salarié a bien été convoqué pour cette visite et s’y est rendu.

C’est pendant cette visite que le salarié sera interrogé sur son état de santé, il pourra notamment informer le professionnel de santé qu’il est considéré comme travailleur handicapé ou toute autre information pertinente.

Lors de cette visite, un dossier médical en santé au travail est ouvert pour le bénéficiaire et la visite devra être renouvelée périodiquement avec un intervalle maximal de cinq ans.

Deux catégories de salariés ne passent pas la visite d’information et de prévention :

1. Les salariés affectés à un poste présentant des risques particuliers pour sa santé, sa sécurité, celles de ses collègues ou de tiers. Ces salariés bénéficient d’emblée d’un suivi médical renforcé qui débute par un examen médical d’aptitude avant leur prise de poste. Ils sont dès lors dispensés de visite d’information et de prévention après leur prise de poste.

2. Les salariés qui ont déjà bénéficié d’une visite d’information et de prévention dans les 5 ans de l’embauche (ou 3 ans s’ils entrent dans le champ des salariés bénéficiant d’un suivi adapté ) à condition :
- un : qu’ils occupent un emploi identique à celui ayant fait l’objet de la visite d’information et de prévention,
- deux : qu’ils n’aient fait l’objet d’aucune mesure individuelle d’adaptation, d’aménagement ou de transformation de poste ni d’aucun avis d’inaptitude au cours des cinq années passées,
- trois : que le professionnel de santé dispose de la dernière attestation de suivi ou du dernier avis d’aptitude.

A l’issue de la visite, une attestation sera remise au salarié et adressée à l’employeur.

Pour mémoire, la visite d’information et de prévention est soit prise sur le temps de travail sans réduction de salaire, soit payée comme du temps de travail si elle ne peut pas avoir lieu pendant le temps de travail.

Le manquement à cette obligation est susceptible de sanctions pénales (amende prévue pour les contraventions de 5ème classe pouvant être aggravée en cas de récidive jusqu’à 3.750 € et 4 mois d’emprisonnement ainsi que l’affichage du jugement aux portes de l’établissement et aux frais du délinquant) et civiles, pouvant entraîner la rupture du contrat aux torts de l’employeur. L’employeur peut se retourner contre le service de santé qui aurait failli à ses missions [4].

D- L’information du salarié.

Lors de l’embauche, l’employeur est légalement tenu de remettre au salarié un certain nombre de documents ou d’informations :
- Une notice (Article R. 2262-1 du Code du travail) reprenant les textes conventionnels applicables dans l’entreprise ou l’établissement . Un exemplaire à jour de ces textes doit en outre être tenu à la disposition des salariés,
- Une notice sur la protection sociale complémentaire applicable dans l’entreprise,
- Information du salarié sur son droit à bénéficier d’un entretien professionnel tous les deux ans (Article L.6315-1 du Code du travail).

Il est également recommandé de vérifier les prévisions de la convention collective qui peut prévoir des informations supplémentaires à remettre au salarié.

II- Les situations particulières.

Aux formalités d’embauche applicables quelles que soient les situations de l’employeur et du salarié, peuvent s’ajouter un certain nombre de formalités spécifiques à certains cas.

On peut en citer quelques-unes, cette liste n’étant pas exhaustive :
- Remise de documents sur les dispositifs de participation et d’intéressement, livret d’épargne salariale,
- Information de l’inspection du travail par LRAR pour une embauche dans un établissement qui avait cessé d’employer du personnel pendant six mois au moins, ou en cas de changement d’exploitant ou en cas de transfert géographique d’un établissement ou d’extension ou de modification entraînant une modification de ses activités industrielles et commerciales (Article L. 1221-17 du Code du travail),
- Demande d’authentification du titre de séjour d’un étranger (hors UE, EEE et Suisse ou personne inscrite sur les listes de POLE EMPLOI) déjà installé en France pas LRAR adressée au préfet territorialement compétent (Articles R. 5221-41 et suivants du Code du travail) au moins deux jours avant la date d’embauche effective. A défaut de réponse dans les deux jours de réception du LRAR, l’obligation de vérification est réputée remplie,
- Demande d’autorisation de travail,
- Recueil de l’autorisation de l’inspection du travail pour l’embauche occasionnelle d’adolescents de 14 à 16 ans pendant leurs vacances scolaires (Article D. 4153-5 du Code du travail),
- Déclaration de l’employeur et enregistrement du contrat pour les contrats d’apprentissage.

Il est donc vivement recommandé de toujours vérifier que l’embauche en cours ne rentre pas dans le champ d’une de ces formalités supplémentaires.

Laure Virlet,
Avocate au Barreau de Paris.

Rédaction du site des Experts de l’entreprise.


Notes

[1A ce sujet lire ici.

[2A ce sujet lire ici.

[3Article L. 1221-11 du Code du travail, soit 2 964 € en 2018.

[4Cass. Soc., 1ère civile, 19 décembre 2013, n° 12-25056.

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