Vous cherchez pour votre entreprise une solution d’archivage qui soit simple, efficace, et surtout ne vous fasse pas perdre un espace et un temps précieux. Avez-vous songé à faire appel à la GED, ou Gestion Electronique de Document ?
Nous vous proposons de découvrir cette technique pour vos archives telle que proposée par archiveco.fr, des spécialistes de l’archivage pour entreprises.
La GED : une petite définition.
Vous connaissez probablement le système classique d’archivage, qui consiste à ranger les différents dossiers que vous avez dans des boîtes en carton, qui finissent toutes dans une salle des archives, tandis que vous gardez un tableau pour suivre où vous en êtes avec vos vieux dossiers. Ce système n’est pas sans contraintes : non seulement cela vous demande de tout faire à la main, mais en plus il vous faut de la place pour conserver tous ces cartons. Et en cas d’incident (une inondation, par exemple, ou un incendie), vos archives seront perdues. Vous ne tenez peut-être pas la bibliothèque d’Alexandrie, mais ce serait dommage de tout voir partir en fumée !
En optant pour la GED, vous économisez de l’espace, du temps, et évitez ce genre de risques. La Gestion Electronique de Document est un procédé informatisé qui vise à organiser et gérer des informations et documents sous forme électronique au sein d’une organisation. Ce terme, qui désigne également le logiciel de GED, désigne la mise en œuvre des systèmes d’acquisition, d’indexation, de classement, de stockage et d’accès de ces données.
En d’autres termes, il s’agit de déplacer toute votre salle d’archives sur un serveur informatique – et même souvent deux : un dans votre entreprise, et un sur serveur distant, pour plus de sécurité. Tout est numérisé et accessible depuis un ordinateur : cela vous évite ainsi de devoir faire face à la poussière de la salle des archives !
Pourquoi passer à la Gestion Electronique de Document ?
Comme défini au-dessus, le principe de la GED est de déplacer votre salle d’archives vers un serveur informatique. Le procédé est en général automatisé : le plus long sera probablement de scanner vos documents papiers existants, si tel est votre désir. Mais vous pouvez également garder vos archives en l’état, et ne passer à la GED que pour les dossiers récents et/ ou entrants. C’est une bonne manière de faire la transition en douceur !
Cela rend le processus d’archivage plus rapide, et plus fiable : il est en effet confié au logiciel, qui se chargera de ranger tous vos documents correctement. Plus de dossier rangé dans la mauvaise boîte ! Cela rend donc également vos archives plus faciles à naviguer, puisque tout est accessible depuis un ordinateur. Cela veut également dire que lorsque vous avez besoin de consulter l’archive d’un dossier, vous n’aurez pas à sortir tous les autres dossiers dont vous n’avez pas besoin qui sont rangés au même endroit : une requête dans le logiciel de recherche, et vous avez tout ce que vous cherchez à portée de curseur !
Pensez également à l’avantage que cela représente en termes de formation : là où les procédés classiques d’archivage demandent de mémoriser beaucoup de détails pour ne pas perdre les précieux dossiers, il s’agit ici simplement de laisser le logiciel s’en charger. Vous pouvez donc dédier les heures de formations de vos employés à des tâches qui leur sont directement utiles au quotidien, plutôt que de devoir en réserver une ou deux spécialement pour les archives !
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