Effectuer des dépenses diverses et variées fait partie intégrante de la vie d’une entreprise. Les dépenses à l’instar des notes de frais doivent être enregistrées pour faciliter l’établissement des comptes mensuels ou annuels des sociétés. Le plus souvent les reçus des notes de frais doivent être gardés et leurs données saisies dans les fichiers Excel de l’entreprise. Tout cela fait perdre beaucoup de temps et les erreurs lors de la saisie ne sont pas rares. Opter pour une dématérialisation de notes de frais se présente comme la solution la plus intéressante pour résoudre ces problèmes. Découvrez dans cet article en quoi ce choix est efficace.
La dématérialisation de notes de frais : un choix technologique
La dématérialisation de notes de frais fait intervenir des systèmes informatiques sûrs qui bénéficient des plus récentes avancées technologiques. Grâce à un système de classification et d’analyse des données, les services financiers de votre entreprise obtiennent une meilleure visibilité des dépenses (hôtels, transports, restauration, etc.) et de leur répartition par fournisseur. La dématérialisation est donc un bon moyen de négocier de meilleurs tarifs avec les fournisseurs et même d’optimiser les achats. Comme le montrent les articles du site lefrenchguy.fr, il y a d’autres raisons qui pourraient pousser les entreprises à adopter une solution de dématérialisation de leurs notes de frais.
Une solution plus rapide et plus précise
Un système automatisé de dématérialisation de notes de frais est plus rapide et plus facile à utiliser pour les employés. Cela donnera à l’entreprise deux avantages principaux. Dans un premier temps, elle sera susceptible d’obtenir des rapports à temps. Ensuite, ces rapports seront beaucoup plus précis et plus complets que s’ils avaient été élaborés manuellement.
Contrôle amélioré de la fraude
Le fait de disposer de rapports de dépenses plus rapides et plus précis facilite la surveillance des fraudes. Les entreprises qui font l’option de l’automatisation auront ainsi accès à de meilleures données qui peuvent être analysées en vue de rechercher des preuves de fraude ou de détournements de fonds. L’automatisation des rapports de dépenses offre également la possibilité de vérifier les dépenses au moment où elles sont effectuées, cela facilite la résolution des problèmes à la racine.
Plus de temps pour les choses importantes
La dématérialisation permet aux employés qui remplissent les rapports relatifs aux notes de frais de de se délester de cette tâche. Ils pourront ainsi se consacrer aux tâches plus importantes. Pour le personnel comptable chargé de traiter les informations, la dématérialisation de notes de frais signifie plus de temps pour faire leurs travaux techniques de comptabilité.
Le meilleur rapport qualité/prix
Les rapports de dépenses automatisés amélioreront l’efficience ainsi que l’efficacité de votre entreprise. Le coût du système sera récupéré rapidement grâce à des économies à la fois dans le contrôle des coûts et la détection des fraudes. Les employés qui déposent des rapports apprécieront la plus grande facilité et le remboursement plus rapide. Vous et votre entreprise aurez tout simplement tout à gagner en choisissant une solution de dématérialisation de notes de frais.
