Location de salle de réunion en période de COVID : les règles.

La crise du COVID a amené la plupart des prestataires de location de salle à suspendre leurs activités.
Cette mesure a été imposée par les pouvoirs publics pour réduire au maximum la prolifération du virus. Bien que certaines entreprises aient été autorisées à reprendre leurs activités dans leurs bureaux, la restriction s’est seulement vue assouplir sans être complètement levée.
Pour faire face à ce changement, les professionnels ont adopté l’alternative de la visioconférence qui, bien qu’elle soit efficace, est loin de pouvoir remplacer les réunions en présentiel. Ces dernières sont toutefois encore autorisées, à condition qu’elles respectent certaines dispositions.

Dans cette optique, pour procéder à une location de salle de réunion pendant la crise sanitaire, il est nécessaire de faire des options qui mettent en avant le respect des gestes barrières imposés par les autorités.

S’adresser à un professionnel pour toute location de salle

Avant la crise du COVID, pour trouver une salle de réunion, il suffisait d’appeler le prestataire le plus proche et de convenir des modalités de la location.

Aujourd’hui, pour ne pas perdre de temps à vérifier quel service propose encore la location de salle de réunion, il est conseillé de mener ses recherches en ligne. Internet reste le premier canal pour trouver rapidement des prestataires qui opèrent encore.

Conscients de la rareté du service en cette période et soucieux du bien-être de leurs clients, ces professionnels s’assurent de mettre en avant des offres respectueuses de la réglementation en vigueur en matière sanitaire.
Dans certains cas, il est également possible de se rendre sur les sites web de ces acteurs pour obtenir plus d’informations sur les salles mises à disposition. Lorsque cela n’est pas possible, le mieux est de prendre contact avec le prestataire pour une visite des espaces.

Évaluer les dimensions de la salle

Les normes de sécurité sanitaire en vigueur ont défini un nombre maximal de participants pour chaque regroupement afin de faciliter le respect des mesures barrières. Cette indication est régulièrement modifiée en fonction de la situation épidémique.
Il faut donc se renseigner auprès des professionnels qui sont bien informés sur ces sujets.

En fonction du nombre de participants à une réunion, il faut s’assurer pendant sa recherche de location de salle, que tout le monde peut s’asseoir tout en respectant les règles de distanciation sociale. Les participants doivent également avoir des masques conformes à la règlementation.
Apprenez-en plus sur les masques dans cet article.

Vérifier la présence de dispositifs sanitaires

Parmi les dispositions sanitaires à respecter, figure l’obligation de proposer des solutions de désinfection des mains à l’entrée, à la sortie et à divers endroits de la salle de réunion. Pour remplir cet objectif, deux solutions sont envisageables.

Les gels hydro alcooliques
Légers, efficaces et rapides, les gels hydro alcooliques sont devenus une nécessité dans tous les espaces de collaboration.
Dans ce sens, le prestataire qui propose la location de salle doit impérativement en fournir une certaine quantité en fonction du nombre de participants à la réunion. Les contenants peuvent être disposés :
• Sur des tables entre les participants ;
• A l’entrée ;
• A la sortie de la pièce.

Des lavabos à détecteur de mouvements
Une autre solution, plus efficace pour éliminer les microbes, mais aussi plus difficile à mettre en application, consiste à proposer des lavabos dotés de détecteurs de mouvements à l’entrée et à la sortie de la salle.
Pour fournir une panoplie complète, il convient que ce type de dispositif soit accompagné d’un sèche-mains.

Privilégier des installations connectées
Au cours d’une réunion professionnelle, il n’est pas rare que certaines personnes soient amenées à manipuler des appareils pour effectuer une présentation par exemple.

Afin de limiter les contacts, il est pertinent de demander pour sa location de salle, des options équipées d’installations connectées et d’un réseau sans-fil permettant les interactions entre les appareils. Ainsi, les seuls contacts autorisés se limitent à la machine installée devant chaque participant.

Par ailleurs, il peut être utile de consulter régulièrement les annonces du ministère du travail, relatives à la gestion de la crise. Elles sont accessibles sur cette page.

Veiller au respect des mesures sanitaires et les rappeler aux participants permet en outre de choisir la meilleure solution pour sa location de salle de réunion en plein COVID.